Приказ на товарные материальные ценности является документом, устанавливающим порядок и правила хранения, выдачи и учета материальных ценностей в организации. Он является основой для регулирования работы с ними и обеспечивает контроль за их использованием. В этой статье представлен образец такого приказа, который можно использовать при оформлении в организации.
Назначение и цель приказа
Прежде всего, назначение приказа — это обеспечение легальности и прозрачности использования товарных материальных ценностей внутри предприятия или организации. Он служит основой для регулирования процесса закупки, хранения, учета и отпуска товаров, а также обеспечивает контроль за использованием этих ценностей.
Основные цели приказа:
- Установление правил использования и учета товарных материальных ценностей;
- Обеспечение эффективного взаимодействия различных отделов и подразделений предприятия или организации в ходе процесса обращения с товарами;
- Повышение прозрачности и контроля за использованием товарных материальных ценностей;
- Предотвращение потерь и хищений товарных материальных ценностей;
- Создание условий для оптимизации закупок и использования товаров;
- Сохранение и поддержание учетных данных о товарных материальных ценностях.
Содержание приказа:
Для достижения указанных целей приказ на товарные материальные ценности должен содержать следующую информацию:
- Наименование и реквизиты организации;
- Дата составления приказа;
- Номер приказа;
- Заголовок «О назначении приказа на товарные материальные ценности»;
- Цель приказа, подробно описывающая его основные намерения;
- Перечень мероприятий для достижения заявленной цели приказа;
- Ответственные лица, назначенные для реализации приказа;
- Сроки выполнения мероприятий;
- Подпись руководителя организации и печать;
- Дата и номер регистрации приказа.
Приказ на товарные материальные ценности имеет большое значение для обеспечения прозрачности и контроля при использовании товаров внутри организации или предприятия. Он является строго регламентированным документом, служащим основой для установления порядка хранения и использования товарных материальных ценностей.
Определение товарных материальных ценностей
Основные признаки товарных материальных ценностей:
- Потребительская ценность: товарные материальные ценности имеют ценность для конечных потребителей, которые готовы приобрести их.
- Обменная ценность: товарные материальные ценности могут быть использованы для обмена на другие товары или услуги.
- Материальность: товарные материальные ценности имеют физическую форму и могут быть визуально восприняты или осязаемы.
- Продолжительность существования: товарные материальные ценности могут существовать в течение длительного времени и быть использованы повторно или переработаны вновь.
Примеры товарных материальных ценностей:
- Продукты питания: фрукты, овощи, мясо, молочные продукты и другие товары, предназначенные для потребления людьми.
- Строительные материалы: кирпич, цемент, дерево, стекло и другие материалы, используемые для строительства и ремонта зданий и сооружений.
- Техническое оборудование: компьютеры, телефоны, станки, автомобили и другие средства производства и передвижения.
- Сырье: необработанные материалы, такие как железная руда, нефть, древесина, которые служат основой для производства других товаров.
| Тип | Примеры |
|---|---|
| Продукты питания | Фрукты, овощи, мясо, молочные продукты |
| Строительные материалы | Кирпич, цемент, дерево, стекло |
| Техническое оборудование | Компьютеры, телефоны, станки, автомобили |
| Сырье | Железная руда, нефть, древесина |
Товарные материальные ценности являются важной частью любого предприятия или организации. Их правильное учет и использование помогает обеспечить эффективное ведение бизнеса и достижение его целей. Поэтому необходимо вести аккуратный учет всех товарных материальных ценностей, а также разрабатывать и внедрять процедуры и правила для их работы и обработки.
Процедура оформления приказа
Шаг 1: Заголовок приказа
Заголовок приказа должен содержать информацию о том, кто выдает приказ, кому он адресован, дату его выдачи и номер приказа. Например:
ПриказООО "Название организации"Кому: Сотруднику Иванову И.И.Дата: 01.01.2022Номер: 001Шаг 2: Текст приказа
В тексте приказа необходимо описать суть распоряжения. Следует использовать ясные и точные формулировки. Например:
Назначить сотруднику Иванову И.И. ответственным за учет и контроль товарных материальных ценностей организации. Данное назначение вступает в силу с момента подписания приказа.
Шаг 3: Подписи и печать
После текста приказа необходимо указать ФИО руководителя и его подпись, а также поставить печать организации. Например:
Руководитель: Иванов А.А. (подпись)Печать: ООО "Название организации"Шаг 4: Распределение приказа
После оформления приказа необходимо его распределить. Возможные варианты распределения:
- Личная передача сотруднику
- Отправка сотруднику по электронной почте
- Размещение на внутреннем портале компании
- Распечатка приказа и размещение в информационном стенде
Шаг 5: Проведение контроля
После распределения приказа необходимо провести контроль выполнения распоряжения. Контроль может осуществляться через систему учета и контроля товарных материальных ценностей, с помощью ежедневных отчетов или путем проверки соответствия фактического выполнения приказа его требованиям.
Шаг 6: Архивирование приказа
После выполнения приказа он должен быть архивирован. Это позволяет сохранить документацию в случае возникновения споров или проверок. Архивирование может проводиться как электронно, так и на бумажных носителях в специально отведенном месте.
Шаг 7: Соответствие правовым требованиям
При оформлении приказа необходимо учитывать требования законодательства и внутренних нормативных актов организации. Приказ должен соответствовать действующим нормам и быть юридически грамотным.
Перечень данных, указываемых в приказе на товарные материальные ценности
1. Наименование организации
В приказе должно быть указано наименование организации, в которой происходит списание или передача материальных ценностей. Наименование должно быть полным и точным, чтобы было легко определить, к какой компании относится данный приказ.
2. Должность и фамилия руководителя
В приказе следует указать должность и фамилию руководителя, который принимает решение о списании или передаче товарных материальных ценностей. Это поможет определить ответственное лицо, принимающее решение в организации.
3. Дата составления приказа
Важно указать точную дату составления приказа. Это позволит определить, в какой период времени происходит списание или передача материальных ценностей. Дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. Наименование материальных ценностей
В приказе необходимо перечислить все материальные ценности, которые подлежат списанию или передаче. Наименование каждой материальной ценности должно быть указано точно и ясно, чтобы избежать недоразумений.
5. Количество и единицы измерения
Для каждой материальной ценности указывается количество и единицы измерения. Например, для товаров это может быть количество упаковок или штук, а для материалов – килограммы или метры.
6. Цель списания или передачи
Необходимо указать цель, по которой происходит списание или передача материальных ценностей. Например, это может быть списание устаревших товаров или передача материалов на другой объект.
7. Ответственное лицо
В приказе предусмотрено указание ответственного лица, которое будет непосредственно заниматься списанием или передачей материальных ценностей. Ответственное лицо должно быть указано с указанием его должности и фамилии.
8. Подписи и печать
После указания всех данных в приказе должны быть указаны подписи руководителя и ответственного лица, а также нанесена печать организации. Это подтверждает легитимность и официальность приказа.
Процесс утверждения приказа
Процесс утверждения приказа обычно состоит из следующих этапов:
1. Подготовка проекта приказа
Первым шагом в процессе утверждения приказа является подготовка проекта данного документа. При этом, необходимо учесть все требования и положения, которые должны быть включены в приказ. Подготовка должна осуществляться согласно установленным в организации процедурам и правилам.
2. Подписание проекта приказа руководителем
После подготовки проекта, его необходимо представить на подписание руководителю или уполномоченному лицу в организации. Подписание проекта приказа подтверждает согласие руководителя с содержанием и предлагаемыми изменениями.
3. Рассмотрение и утверждение приказа
После подписания проекта, он передается на рассмотрение и утверждение лицам, коим принадлежит полномочие утверждать приказы. Эти лица должны внимательно изучить содержание документа и принять решение о его утверждении или отклонении.
4. Распространение приказа и ознакомление сотрудников
После утверждения приказа, его необходимо распространить между сотрудниками организации. Для этого может быть использована электронная почта, внутренний портал или другие способы связи. При этом, все сотрудники должны быть ознакомлены с содержанием приказа и понимать требования, которые в нем содержатся.
5. Соблюдение приказа и контроль
После введения приказа в действие, его выполнение должно быть строго контролируется. Каждый сотрудник должен быть осведомлен о своих обязанностях и требованиях, установленных в приказе. Руководители и контролирующие органы должны следить за соблюдением приказа и принимать меры в случае нарушений или неправильного выполнения.
Ответственные лица
В организации должны быть определены ответственные лица, которые будут отвечать за учет и обращение с товарными материальными ценностями. Это необходимо для эффективного контроля за использованием и распределением ценностей. Ответственные лица также несут ответственность за сохранность и проверку качества товарных материальных ценностей.
Руководитель подразделения
Руководитель подразделения является первым ответственным лицом за учет и обращение с товарными материальными ценностями внутри своего подразделения. Он контролирует принятие и выдачу ценностей, а также поддерживает актуальность учетной документации. Руководитель подразделения также обязан обеспечить сохранность и целостность товарных материальных ценностей в своем подразделении.
Бухгалтер
Бухгалтер также является ответственным лицом в учете товарных материальных ценностей. Он отвечает за правильное оформление документов по поступлению и списанию ценностей, а также за поддержание учетной системы в актуальном состоянии. Бухгалтер также осуществляет контроль за соответствием фактического наличия ценностей учетным данным и производит своевременные корректировки при необходимости.
Складской работник
Складской работник выполняет прямые операции по хранению, приему и выдаче товарных материальных ценностей. Он отвечает за правильную маркировку, упаковку и размещение ценностей на складе. Складской работник также проверяет целостность товарных материальных ценностей при поступлении и составляет акты при обнаружении повреждений. Он также осуществляет контроль за соблюдением правил складского хранения и работает с учетной документацией, сообщая бухгалтеру о каждом движении ценностей на складе.
Контролер
Контролер осуществляет проверку наличия и состояния товарных материальных ценностей в организации. Он проводит инвентаризацию и проверяет соответствие фактического наличия ценностей с учетными данными. Контролер также контролирует выполнение правил и инструкций, касающихся обращения с ценностями, и выявляет случаи несоблюдения дисциплины или злоупотребления.
Контроль выполнения приказа
Как осуществляется контроль выполнения приказа?
- Проверка документов и отчетов. Контрольные органы имеют право запросить у исполнителей документы и отчеты, связанные с выполнением приказа. Это позволяет убедиться в соответствии проведенных работ или действий задуманному плану.
- Визуальный контроль. В ряде случаев возможно проведение визуального контроля за выполнением приказа. Это может включать осмотр объектов, мониторинг работ, проверку наличия необходимых ресурсов и т.д.
- Обратная связь. Контрольные органы должны установить механизмы обратной связи, чтобы получать информацию от исполнителей о ходе выполнения приказа и возможных проблемах, которые могут возникнуть в процессе.
Что дает контроль выполнения приказа?
Контроль выполнения приказа позволяет:
- Обнаружить и исправить ошибки. Контроль помогает выявить возможные ошибки или несоответствия в выполнении приказа и принять меры по их исправлению.
- Повысить эффективность. Контрольные мероприятия улучшают эффективность работы, позволяя своевременно реагировать на возникающие проблемы и ошибка исполнения, а также корректировать планы и принимать необходимые решения.
- Обеспечить дисциплину. Контроль является средством поддержания дисциплины и порядка в организации. Исполнители знают, что выполнение приказа будет контролироваться, и поэтому стараются выполнять его наилучшим образом.
Преимущества контроля выполнения приказа
Контроль выполнения приказа имеет следующие преимущества:
| Преимущество | Описание |
|---|---|
| Предотвращение ошибок | Контроль позволяет выявить и предотвратить возможные ошибки в работе и нарушения исполнения приказа. |
| Корректировка планов | Контроль дает возможность корректировать планы и принимать необходимые решения на основе полученной информации об исполнении приказа. |
| Повышение эффективности | Благодаря контролю можно повысить эффективность работы, оптимизировать процессы и улучшить результаты. |
| Поддержание порядка | Контроль является средством поддержания дисциплины и порядка в организации, создает условия для более эффективной работы. |
Контроль выполнения приказа является неотъемлемой частью управления организацией. Он позволяет убедиться в правильности и своевременности выполнения задач, предупредить возможные ошибки и принять меры по их исправлению.
Изменение и отмена приказа
Изменение приказа может потребоваться в случае, если необходимо внести дополнительные указания или уточнения по поводу товарно-материальных ценностей. Для изменения приказа необходимо создать новый приказ, в котором будут указаны все изменения и ссылка на предыдущий приказ, который требуется изменить. При этом, новый приказ должен быть распространен на все заинтересованные стороны, о чем следует уведомить надлежащим образом.
Отмена приказа может потребоваться в случае, если приказ оказался некорректным, устаревшим или не соответствующим новым требованиям. Для отмены приказа необходимо создать новый приказ, в котором будет указано, что предыдущий приказ отменяется. При этом, новый приказ должен быть распространен на все заинтересованные стороны и документально зафиксирован, о чем следует уведомить надлежащим образом.
Изменение и отмена приказа являются важными инструментами организационного процесса товарно-материальных ценностей. Правильное и своевременное внесение изменений или отмены приказа позволяет обеспечить эффективное управление и контроль за товарно-материальными ценностями, а также удовлетворить потребности и требования всех заинтересованных сторон.